Matrice RACI : comment définir les rôles et les responsabilités ?

Au cours d’un projet, il peut arriver de se demander « qui fait quoi », « qui est censé faire quoi », ou encore « qui est responsable de quoi ». En effet, sans une définition claire des rôles, de la tâche et des responsabilités qui reviennent à chacun, certaines personnes ont tendance à se déresponsabiliser.

Pour prévenir cette situation, que ce soit au cours d’un projet, ou lors de la définition d’un processus, nous avons recours à un outil de gestion à la fois simple et efficace : la matrice RACI (ou RASCI).

Qu’est-ce qu’une matrice RACI ?

Le RACI est donc un outil de gestion qui sert à déterminer les rôles et responsabilités de chaque acteur d’un projet ou d’un processus. Le nom de la matrice (RACI) est un acronyme dont chaque lettre correspond à une des responsabilités précises :

• R : Réalise; en charge d’effectuer la tâche
• A : Approuve; en charge de superviser la tâche et de référer à la hiérarchie
• C : Consulté; en charge de contribuer, d’apporter des conseils
• I : Informé; doit être informé

Il s’agit d’un tableau à deux dimensions avec :

• En ligne : les activités, les tâches, les actions, les livrables, etc.
• En colonne : les acteurs, désignés comme des personnes, des entités organisationnelles, des fonctions, des métiers, des équipes, etc.

Dans chacune des cases de la matrice RACI, on note le rôle joué par l’acteur en fonction de l’activité ou de sa tâche :

A noter que certaines variantes existent selon que l’on utilise la matrice RACI en anglais ou en français ; il faut donc être vigilant lors de l’utilisation de cet outil de gestion en reprécisant systématiquement la signification des lettres. La variante en langue anglaise la plus répandue dispose par exemple de responsabilités inversées entre le « A » et le « R » :

• R : Responsible ; personne en charge de superviser l’action ou la tâche et de référer à la hiérarchie
• A : Accountable; personne en charge d’effectuer l’action
• C : Consulted ; personne en charge de contribuer, d’apporter des conseils
• I : Informed; personne qui doit être informée

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Matrice RACI ou RASCI

Une autre variante de la matrice RACI existe : il s’agit de la matrice RASCI.
La lettre « S » signifie « Support » en anglais et en français cela se traduit par « soutien ». Quand on ajoute la lettre « S », on désigne la personne qui vient en aide pour permettre la réalisation de la tâche.

Quelles sont les règles d’utilisation d’une matrice RACI ?

Il y a quelques règles à suivre lors de l’élaboration de la matrice RACI pour un projet au sein d’une équipe :

• Chaque activité ou tâche doit comporter au moins un réalisateur (R: Réalise).
• Pour une activité donnée, un acteur peut simultanément être réalisateur (R: Réalise) et approbateur (A : Approuve).
• Une activité ne peut avoir qu’un seul approbateur (A: Approuve).
• L’approbateur (A: Approuve) sous-traite au(x) réalisateur(s) (R : Réalise), mais il reste le responsable de l’action : si le(s) réalisateur(s) (R : Réalise) ne remplit(ssent) pas ses(leurs) objectifs, c’est l’approbateur (A : Approuve) qui assume.
• Les acteurs consultés (C : Consulté) n’ont pas d’autorité pour l’activité en question, c’est toujours l’approbateur (A: Approuve) qui décide.
• Les acteurs informés (I : Informés) doivent être informés car ils sont impactés par l’activité.

Comment construire une matrice RACI ou RASCI dans le cadre d’un projet ?

La démarche pour construire une matrice RACI ou RASCI est la suivante :

• Identifier les personnes parties prenantes du projet ou du processus (par exemple : le mandant, le chef de projet, le client, l’équipe de production, etc.).
• Définir les activités / tâches / actions / livrables produits ou requis pour le bon déroulement du projet ou du processus.
• Définir les rôles et responsabilités des acteurs pour chaque activité (au travers des 4 lettres : R, A, C, I ; en prenant soin de bien s’accorder sur la définition de chaque lettre).

Notre valeur ajoutée

La matrice RACI ou RASCI est un bon outil de gestion pour une équipe car il permet de mettre en place des quick-win (améliorations les plus pertinentes) dans des environnements où il faut rapidement clarifier les rôles et responsabilités d’un projet ou d’un processus (sans vouloir passer par une démarche approfondie de cartographie de processus, de construction de l’organigramme fonctionnel, de la refonte des fiches de postes, etc.).

Nous pensons qu’un soin particulier doit être apporté à l’identification des activités dont il arrive trop souvent que le niveau ne soit pas adapté (parfois trop large ou parfois trop précis). Nous vous recommandons en outre de porter une attention particulière aux porteurs des rôles et responsabilités dans la gestion d’un projet, qui sont tantôt des personnes, des fonctions, des organes ou des équipes. Lorsqu’il s’agit d’un groupe de plusieurs personnes, vous devez être vigilants à ce que la responsabilité n’en soit pas diluée pour autant.

Enfin, bien que la matrice RACI ou RASCI facilite la gestion d’un projet en répartissant les responsabilités entre les acteurs, elle ne résout pas pour autant les dysfonctionnements dans les équipes, et ne vous aidera pas, à être plus performant. Nous vous invitons à consulter notre offre sur l’intelligence organisationnelle pour aller plus loin dans cette optique.

4 points importants sur la clarté des rôles dans un projet et la matrice RACI

1. Importance de la clarté des rôles en gestion de projet
   La matrice RACI est un outil essentiel qui offre une vision claire des rôles et responsabilités au sein d’un projet. Dans un environnement professionnel où les entreprises sont en constante transformation, adaptation et innovation, la clarté des rôles est primordiale. La matrice RACI sert de boussole pour guider les équipes, en assurant que chaque membre sait précisément ce qu’il doit faire, évitant ainsi les ambiguïtés et les chevauchements.
2. Les quatre rôles de la matrice RACI : définir pour réussir
   La matrice RACI se décompose en quatre rôles clés : Responsible, Accountable, Consulted et Informed. Chaque rôle a une signification précise, allant de l’exécution de la tâche à la consultation ou à l’information. Présentée sous forme de tableau, cette matrice permet une visualisation rapide des responsabilités, facilitant ainsi la communication et la coordination au sein de l’équipe.
3. RACI : plus qu’un outil, un catalyseur de succès
   Au-delà de sa structure, la matrice RACI offre de nombreux avantages. Elle élimine les ambiguïtés en définissant clairement les responsabilités, améliore la communication en identifiant qui doit être consulté ou informé à chaque étape, et prévient les conflits en établissant des frontières claires entre les rôles. En utilisant la matrice RACI, les entreprises peuvent éviter les doublons, les oublis et garantir une réalisation de projet réussie.
4. Mise en place efficace et erreurs à éviter 
   Bien que bénéfique, la mise en place de la matrice RACI peut présenter des défis. Des erreurs courantes, comme l’ambiguïté des rôles ou la négligence de la mise à jour, peuvent entraver son efficacité. Cependant, en suivant des conseils clés, comme la clarification des rôles dès le départ, la consultation large des parties prenantes et la révision régulière, les entreprises peuvent maximiser les avantages de la matrice tout en minimisant les pièges potentiels.