Comment une entreprise a surmonté ses défis grâce à une sélection d’ERP réussie ? – Étude de cas

Étude de cas en transformation digitale pour une entreprise dans l’industrie pharmaceutique.

Quelle est la situation de départ de l’entreprise ?

Notre dernier projet de transformation digitale met en lumière une société florissante dans l’industrie pharmaceutique. Avec une croissance exceptionnelle, ils se sont heurtés à un défi majeur : l’absence de transparence dans leur gestion des stocks et la surcharge de tâches administratives. Leur directeur financier a pris l’initiative de nous contacter, partageant leur lutte pour concilier une croissance rapide et le besoin constant de fournir des comptes-rendus au conseil d’administration.

Ajouté à cela, un autre obstacle a surgi. Chaque division de l’entreprise était isolée avec son propre système d’information, entrainant la création de nombreux rapports redondants et de faible valeur ajoutée. Cela a eu pour effet de monopoliser leur temps, les empêchant de se concentrer sur des tâches plus stratégiques.

Après une analyse approfondie, on a découvert un autre gros problème :  ils ne pouvaient pas voir clairement comment leur chaîne d’approvisionnement fonctionnait. Cela signifiait qu’ils enregistraient plusieurs fois les mêmes informations sans avoir la certitude qu’elles étaient fiables.

Pourquoi avons-nous été choisis ? Sur quels critères avons nous fait la différence ?

Nous avons été retenus car nous n’avons pas présenté de méthodes ou de solutions toutes prêtes dès le début. Lors de nos premières discussions, nous les avons écoutés et compris, et c’est cette attitude qui a fait la différence aux yeux de notre client.

De plus, ils ont remarqué notre grande capacité à nous adapterà leurs besoins et à leurs ressources. En effet pendant la mission, il y avait un audit en cours de leur chaîne d’approvisionnement, donc nous nous sommes immergésdans ce projet pendant plusieurs jours pour mieux les comprendre.

Quelles méthodes / outils avons-nous appliqué ?

Nous avons suivi trois étapes :

Étape 1 : cadrage / définition du périmètre / décision de mise en route d’un ERP unique pour le groupe avec des fonctionnalités standards.

Cette étape consistait à comprendre les besoins du client en se mettant à sa place. Nous avons rencontré les différentes équipes et passé du temps avec eux pour bien comprendre leurs problèmes. Grâce à notre expertise en informatique et en conseil en entreprise, nous avons pu choisir rapidement le bon système ERP.

Étape 2 : cahier des charges et analyse des besoins en mesurant les écarts par rapport au standard des processus connus par nos équipes.

Notre connaissance des processus métier et des ERP standards nous a permis de proposer des processus cibles.

Pour formaliser l’expression des besoins, nous avons décidé de prendre les devants en élaborant un cahier des charges préliminaire. En effet, dans 80% des cas, l’expérience nous apprend que ces dossiers sont constitués des mêmes standards. Autrement dit, une commande d’achat restera une commande d’achat. Notre valeur ajoutée résidait dans le fait de montrer les spécificités d’un environnement à un autre pour dégager les points importants sur lesquels nous pouvions agir.

Nous avons également choisi de fractionner le projet en plusieurs étapes afin de montrer que toutes les solutions ne sont pas forcément disponibles dès la première version du logiciel, évitant ainsi de créer des attentes irréalistes.

Après avoir validé le cahier des charges avec notre client, nous l’avons aidé à lancer des appels d’offres et à sélectionner les prestataires.

Étape 3 : préparation des critères de sélection / appel d’offres et sélection

Contrairement à ce que l’on pense généralement, nous ne choisissons pas simplement un logiciel, mais plutôt un couple « éditeur et intégrateur ». Notre objectif était de trouver une solution sur mesure adaptée à la taille et au domaine du client.

Préparation des critères de sélection

Nous avons convenu ensemble des couples à évaluer, des critères de sélection et d’un processus en deux étapes comprenant une présentation de l’offre et une démonstration avec les finalistes. Nous avons géré l’envoi et la réception des appels d’offres.

Analyse de toutes les propositions

Nous avons analysé attentivement toutes les propositions, car notre client n’avait pas le temps de les examiner en détail. Notre travail était de lui faire gagner du temps en effectuant une comparaison objective et en nous assurant de bien comparer ce qui peut l’être.

Préparation des tests et démonstration logicielle

Nous avons également préparé des tests pour les prestataires potentiels afin d’évaluer leurs capacités à répondre aux points clés du projet. Les deux finalistes ont ensuite été invités à effectuer une démonstration logicielle devant l’équipe projet de l’entreprise.

Pour l’évaluation, nous nous efforçons d’apporter le plus d’équité possible dans le jugement. C’est pourquoi, nous avons fourni des grilles d’évaluation aux membres de l’entreprise pour qu’ils puissent noter leurs réactions au fur et à mesure des démonstrations. Ces évaluations nous ont aidés à choisir un éditeur et un intégrateur, qui n’étaient d’ailleurs pas les favoris au départ.

Anecdotes et temps forts

• Le choix de l’outil (un ERP) s’est déroulé en moins de tempsque prévu et l’outil retenu n’était pourtant pas envisagé sérieusement au démarrage de l’étude.
• Plutôt que de partir de la page blanche, nous sommes arrivés avec une idée de cahier des charges à discuter avec l’équipe.
• Notre équipe a été au contact de personnes ne faisant pas partie du groupe projet ERP pour informer et faciliter cette transformation dans toute l’entreprise.

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4 points clé de l’article

1. Situation de départ de l’entreprise
   L’entreprise est confrontée à un manque de transparence dans la gestion des stocks et à une surcharge administrative. Chaque division fonctionne avec son propre système d’information, créant des rapports redondants. Ils ne disposent pas d’une vue claire de leur chaîne d’approvisionnement, entraînant des doublons d’informations.
2. Choix de l’entreprise de conseil
   Ad Valoris a été choisie pour son écoute et sa compréhension des besoins du client. Elle a démontré une grande adaptabilité aux besoins et ressources du client, notamment en s’immergeant dans un audit en cours.
3. Méthodes et outils appliqués 
   Étape 1: Définition du périmètre et décision d’adopter un ERP unique avec des fonctionnalités standards. Étape 2: Élaboration d’un cahier des charges basé sur des standards connus, puis validation avec le client. Lancement d’appels d’offres et sélection des prestataires. Étape 3: Préparation des critères de sélection, analyse des propositions reçues, et organisation de démonstrations logicielles pour choisir le bon couple « éditeur et intégrateur ».
4. Anecdotes et temps forts 
   Le choix de l’ERP a été plus rapide que prévu et l’outil finalement retenu n’était pas initialement considéré. L’équipe est arrivée avec une ébauche de cahier des charges pour faciliter les discussions. Les consultants ont interagi avec des personnes hors du groupe projet ERP pour assurer une transition en douceur dans toute l’entreprise.