Pourquoi préférer l’approche « intégrée » à une conduite du changement « par initiative » ?

Pourquoi préférer une approche « intégrée » pour l’ensemble des parties prenantes à un accompagnement du changement « par initiative » ?

Dans nos missions d’accompagnement du changement, parmi les principales craintes exprimées par les personnes qui doivent changer, on retrouve bien souvent la perception « qu’il y en a déjà trop »

En effet, d’après certaines études menées par Prosci, le leader mondial en méthode de conduite du changement, plus de 70% des organisations sont proches, ou ont dépassé le point de saturation du changement.

« On n’arrête pas de changer »

« On n’a pas le temps de digérer un changement qu’il faut en commencer un autre »

« On mène tout en même temps et on n’arrivera à rien faire correctement ».

Autant de déclarations auxquelles les dirigeants et chefs de projets sont bien habitués. Comment réagir dans l’intérêt de l’organisation ?

La saturation des changements est une cause majeure d’échec des projets

Quels sont les principaux risques à vouloir opérer trop de changements en même temps pour les mêmes groupes de personnes ?

1. Les personnes n’ont pas le temps de consacrer le temps nécessaires au déploiement du changement

On peut alors constater une mise en œuvre au mieux partielle du changement ; et parfois également des impacts sur la qualité de la solution finale.

2. Les personnes sont épuisées

Dans le pire des cas, des absences accompagnent la phase de mise en œuvre causant des retards, des coûts supplémentaires et surtout une dégradation de l’état d’esprit général des équipes concernées.

3. Les résultats attendus ne se produisent pas

C’est le scénario catastrophe, pourtant courant : l’organisation n’a pas la capacité de mettre en œuvre les changements prévus et le projet est reporté ou abandonné. Ceci affecte durablement l’ensemble de l’organisation et abîme la confiance des collaborateurs en la capacité du leadership à mener à bien des initiatives d’envergure. Un historique négatif se crée avec un impact sur les tentatives futures de changement.

La saturation du changement doit donc être évitée

Comment prendre les bonnes décisions sans la vue globale et objective de l’ensemble des impacts des changements en cours et à venir affectant les collaborateurs ?

Bien souvent, le chef de projet ne dispose que des informations relatives à son projet. Dans les organisations mieux structurées, la cellule PMO offre une vue consolidée sur l’ensemble des projets avec les grands jalons. Toutefois, ces éléments ne donnent pas toujours d’informations précises et exploitables concernant les impacts anticipés par typologie de partie prenante. Ce manque de données concerne également les préoccupations et les craintes qui habitent les collaborateurs et peuvent parfois conduire l’organisation entière à la paralysie.

Pour accompagner au mieux les collaborateurs à travers les changements, il est donc essentiel pour les organisations qui se transforment de favoriser une approche intégrée à l’échelle de l’organisation.

Les 3 bénéfices majeurs d’une approche intégrée pour les organisations

1. L’objectivation du « trop » perçu permettra d’enrichir les mécanismes de priorisation et de séquencement des initiatives

Les risques de délais, de besoins de ressources externes supplémentaires seront limités ou pourront être mieux anticipés.

2. Les manières de s’adresser aux groupes impacté et les solutions d’accompagnement proposées seront adaptées à leurs capacités et à leurs besoins

Les personnes ne se sentiront pas submergées par la multitude de sollicitations à leur égard et seront plus à même d’adhérer aux initiatives et d’y contribuer pleinement.

3. L’analyse de ces données fournira des informations sur l’adaptabilité de l’organisation, c’est-à-dire sa capacité à absorber les changements, par groupe d’acteurs

Les dirigeants pourront identifier s’il y a lieu d’agir sur la culture organisationnelle et cibler les zones d’action prioritaires.

L’animation d’un dispositif intégré de récolte et d’analyse des informations relatives aux impacts, aux craintes et aux préoccupations des différentes parties prenantes permet d’activer le volet humain des changements pour une mise en mouvement collective et durable.

4 caractéristiques à noter pour préférer une approche intégrée des parties prenantes

1. Saturation des changements
   De nombreuses organisations atteignent ou dépassent le point de saturation du changement, où les employés ressentent qu’il y a trop de changements simultanés. Cette saturation peut entraîner des échecs de projets, car les employés n’ont pas le temps de s’adapter, sont épuisés et les résultats attendus ne se matérialisent pas.
2. Manque de vue globale
   Les chefs de projet ont souvent une vision limitée à leur propre projet, sans une compréhension globale des impacts de tous les changements en cours. Même dans les organisations bien structurées, les informations disponibles ne sont pas toujours précises ou exploitables, ce qui peut conduire à une paralysie organisationnelle.
3. Bénéfices d’une approche intégrée
   Adopter une approche intégrée à l’échelle de l’organisation offre plusieurs avantages. Elle permet de mieux prioriser et séquencer les initiatives, d’adapter les méthodes de communication et d’accompagnement aux besoins des groupes impactés, et de fournir des informations sur la capacité d’adaptabilité de l’organisation.
4. Importance de l’aspect humain
   Il est essentiel de recueillir et d’analyser les informations relatives aux impacts, aux craintes et aux préoccupations des différentes parties prenantes. Cela permet d’activer l’aspect humain des changements, conduisant à une transformation collective et durable de l’organisation.