Comité de pilotage (COPIL) : définition, rôle et avantages pour la gestion de projet

Pour assurer la réussite d’un projet, de nombreuses entreprises organisent un COPIL. Ce comité de pilotage réunit des personnes décisionnaires, côté client/maitre d’ouvrage et côté prestataire/maitre d’œuvre.

Ensemble, ils suivent l’avancement du projet et interviennent dès lors qu’un arbitrage stratégique est nécessaire. Au service de la gestion de projet, le COPIL est particulièrement recommandé dans le cadre de projets d’envergure.

COPIL : définition et différence avec le COPRO

Le comité de pilotage est une instance décisionnaire qui se réunit régulièrement tout au long de la réalisation d’un projet. Il s’assure que celui-ci se déroule comme prévu et que les objectifs fixés sont atteints. Le COPIL est aussi en mesure de rendre des arbitrages.

Le COPRO, ou comité de projet, est une instance opérationnelle. Il est composé des chefs de projet des deux parties : client et prestataire. Ils se réunissent plus régulièrement que les membres du COPIL. Leur rôle est de coordonner les équipes, de gérer le planning, de suivre l’avancement du projet… et de remonter les éventuels problèmes au COPIL.

Qui sont les membres du COPIL ?

Comme le COPRO, le COPIL est une équipe transversale. Elle regroupe des dirigeants-experts de l’entreprise cliente et de l’entreprise prestataire, à savoir le plus souvent :

• Un ou plusieurs représentant(s) du maitre d’ouvrage, du client, du commanditaire : directeur de projet, sponsor, membre de la direction…
• Côté prestataire, le maitre d’œuvre ou directeur de projet
• Les chefs de projet si besoin
• Eventuellement, les représentants de chaque métier : les responsables technique, marketing, commercial, financier…

Les activités du comité de pilotage

Un COPIL est organisé le plus souvent dans le cadre de projets complexes et dont les enjeux sont importants. Il se réunit à toutes les étapes clés du projet et dès lors que son arbitrage est requis. Les principales missions du comité de pilotage sont :

• Le suivi du déroulement du projet
• Le suivi du budget
• L’attribution des ressources financières, humaines et matérielles
• La définition et l’adaptation du planning d’exécution
• L’étude des livrables et de leur qualité
• La prise de décision stratégique en cas de problème, de points bloquants, etc.

Pourquoi mettre en place un COPIL ?

La tenue d’un comité de pilotage offre plusieurs avantages à la gestion de projet. En effet, le COPIL :

• Valide les décisions stratégiques: il évite au chef de projet de rendre des arbitrages qui ne sont pas de son ressort
• Sécurise les activités des chefs de projet : appuyés par le COPIL, ils mènent leurs missions dans de meilleures conditions, avec une visibilité accrue et des moyens adaptés
• Réduit le risque d’échec du projet : dès qu’une difficulté est remontée par les chefs de projet au COPIL, celui-ci peut prendre une décision rapidement

Comment réunir un comité de pilotage ?

Pour que le COPIL soit efficace, il doit absolument compter des personnes en mesure de prendre des décisions, de rendre des arbitrages stratégiques. Les membres du comité de pilotage doivent également se réunir régulièrement, tous les mois ou tous les trimestres, voire tous les semestres, afin de maintenir une certaine dynamique dans les échanges entre client et prestataire. Une réunion de COPIL est également requise à chaque fois qu’un arbitrage doit être rendu.

Pour que les réunions de COPIL soient efficaces, elles doivent comprendre un ordre du jour précis et faire l’objet d’un compte-rendu détaillé. Si vous souhaitez en savoir plus ou bénéficier de l’accompagnement d’experts de la gouvernance de projet, nous vous invitons à nous contacter.

4 caractéristiques d’un COPIL

1. Définition et objectif du COPIL
   Le Comité de Pilotage (COPIL) est une instance décisionnaire qui se réunit régulièrement pour suivre l’avancement d’un projet. Il est composé de personnes décisionnaires des deux parties impliquées : le client (maître d’ouvrage) et le prestataire (maître d’œuvre). Le COPIL est différent du Comité de Projet (COPRO), qui est une instance opérationnelle axée sur la coordination et le suivi quotidien du projet.
2. Membres du COPIL
   Le COPIL est une équipe transversale qui inclut des dirigeants et experts de l’entreprise cliente et de l’entreprise prestataire. Cela peut inclure des directeurs de projet, des sponsors, des membres de la direction, et éventuellement des représentants de chaque métier comme les responsables technique, marketing, commercial, et financier.
3. Activités et missions
   Le COPIL se réunit à des étapes clés du projet et intervient pour des arbitrages stratégiques. Ses principales missions incluent le suivi du déroulement du projet, du budget, l’attribution des ressources, et la prise de décisions stratégiques en cas de problèmes ou de points bloquants.
4. Avantages et efficacité
   Mettre en place un COPIL offre plusieurs avantages comme la validation des décisions stratégiques, la sécurisation des activités des chefs de projet, et la réduction du risque d’échec du projet. Pour être efficace, le COPIL doit se réunir régulièrement et chaque réunion doit avoir un ordre du jour précis et faire l’objet d’un compte-rendu détaillé.