Matrice Eisenhower : priorisez vos tâches, gagnez du temps !

Dans le cadre de la gestion de projet, il existe plusieurs outils de gestion qu’un manager peut utiliser pour organiser son temps et ses activités. Parmi eux figure la matrice d’Eisenhower.

Véritable outil de performance, cette matrice est un incontournable dans la gestion et l’accomplissement quotidien de vos tâches. Simples et efficaces, les différents quadrants de la matrice d’Eisenhower vous aident à prioriser vos actions pour éviter les problèmes d’organisation. Comment ? On vous explique tout.

La matrice d’Eisenhower : de quoi s’agit-il ?

Comme son nom l’indique, la matrice d’Eisenhower a été inventée par le célèbre ancien président américain et chef d’État-major général des forces armées Dwight David Eisenhower, alias Ike. Ancien outil de stratégie militaire, elle est désormais devenue un outil de management très plébiscité dans différents domaines.

La matrice d’Eisenhower est un tableau à double entrée qui permet de prioriser facilement et de manière efficace les tâches de la vie quotidienne en fonction de leur importance et de leur urgence. Elle comporte donc deux axes dont l’axe horizontal destiné à catégoriser les tâches par urgence et l’axe vertical par importance. Ce qui permet de ressortir 4 quadrants distincts sur la matrice. Ces 4 quadrants représentent les 4 catégories de tâches, à savoir :

• Quadrant 1 (en haut à droite) : les tâches importantes et urgentes ;
• Quadrant 2 (en haut à gauche) : les tâches importantes, mais pas urgentes ;
• Quadrant 3 (en bas à droite) : les tâches pas importantes, mais urgentes ;
• Quadrant 4 (en bas à gauche) : les tâches pas importantes et pas urgentes.

Selon sa place dans la matrice, une tâche sera alors prioritaire (quadrant 1 important et urgent), à planifier (quadrant 2 important, mais pas urgent), à déléguer (quadrant 3 pas important, mais urgent) ou une tâche à abandonner (quadrant 4 pas important et pas urgent).

Pourquoi utiliser la matrice d’Eisenhower ?

Dwight David Eisenhower, malgré ses lourdes occupations, a été reconnu pour sa capacité à optimiser son temps, son efficacité et pour sa grande productivité. C’était en majeure partie grâce à sa matrice et sa méthode de priorisation et de hiérarchisation des tâches.

En effet, ce modèle de matrice vous permet de :

• Hiérarchiser les tâches à accomplir selon l’ordre de priorité et d’urgence ;
• Manager de manière efficace et efficiente votre projet et ses différentes activités ;
• Définir les tâches à déléguer ;
• Gagner du temps ;
• Être plus productif et performant ;
• Atteindre facilement vos objectifs ;
• Prendre les meilleures décisions ;
• Garder le plein contrôle sur la charge de travail et diminuer le stress ;
• Etc.

Toutefois, il est important d’apporter une nuance aux avantages que possède cet outil. En effet, si la matrice d’Eisenhower constitue un outil d’aide incontournable pour les managers et gestionnaires de projet, elle n’offre pas assez de latitude dans la catégorisation des tâches. De plus, la subjectivité dans le classement de chaque travail à faire n’offre aucune garantie de la qualité de la décision finale à prendre. D’où l’importance de savoir prendre du recul, ou mieux encore demander un regard extérieur. Pour cela, faites confiance à notre équipe de spécialistes afin de vous éclairer et vous apporter un regard neuf pour plus d’efficacité et d’objectivité dans vos décisions.

La matrice de priorités d’Eisenhower : comment ça fonctionne ?

Cette matrice de priorités est facile d’utilisation. Elle comporte 2 axes, importance et urgence, et 4 quadrants qu’il faut remplir pour la priorisation et la planification de vos actions.

Comment remplir les cases ?

En cherchant à être le plus objectif possible, faites une liste et classez les tâches des moins urgentes à plus urgentes, des moins importantes à plus importantes sur la matrice.

Une tâche est urgente si elle doit être exécutée dans l’immédiat ou dans les plus brefs délais.

L’urgence est alors déterminée par l’échéance de réalisation qui peut être proche (urgent) ou lointaine (moins urgent).

En revanche, une tâche importante ne constitue certes pas une priorité, mais elle contribue à la réalisation de votre performance, à l’atteinte de vos objectifs à long terme.

Quelles sont les actions à faire suivant la matrice ?

Maintenant que vous savez comment classer vos tâches dans la matrice d’Eisenhower, il ne vous reste plus qu’à choisir les actions à réaliser selon le quadrant :

• Le quadrant des tâches importantes et urgentes constitue la case des tâches ou des élémentsqui demandent une attention et une action rapide et immédiate, car elles ont un degré d’incidence élevé sur la mission ou les objectifs du projet. La non-prise en charge de ces tâches entraînera le retard ou le blocage du développement projet en général. Il s’agit par exemple du paiement des impôts le jour de la date limite, du traitement d’une demande urgente d’un client ou encore de la réparation d’un équipement important qui tombe en panne.
• Le quadrant des tâches importantes, mais pas urgentes concerne toutes les activités importantes pour l’entreprise, l’équipe ou le projet, mais ne nécessitent pas une intervention immédiate. C’est par exemple la préparation du budget, l’élaboration d’un projet, la réalisation d’un plan d’action, les travaux à échéance indéterminée, la formation des employés, le coaching professionnel, la veille stratégique, etc. Pour ces tâches, il vous suffit de les planifier.
• Le quadrant des tâches pas importantes, mais urgentes recense les éléments ou petites activités qui viennent perturber le déroulement du projet, mais qui requièrent votre attention immédiate. Ce sont en général les mails et appels, les demandes d’informations, etc. Pour une meilleure organisation de vos projets, pensez à déléguer ces activités perturbatrices.
• Le quadrant des tâches pas importantes et pas urgentes regroupe les activités inutiles, chronophages et qui freinent votre productivité. C’est le cas par exemple des distractions comme le fait de surfer sur internet ou de parcourir les fils d’actualités sur les réseaux sociaux, les idées et activités qui n’apportent pas de valeur ajoutée à votre projet, etc. Ce sont des tâches à abandonner ou à éliminer pour gagner en efficacité.

Dans quels domaines utiliser la matrice ?

Ce modèle de matrice est préconisé dans le cadre du management d’entreprise ou dans la gestion de projet en tant qu’outil d’identification des tâches. Cette méthode est utilisée dans différentes étapes des projets pour :

• La gestion du temps (time management) ;
• L’organisation du travail ;
• Aider dans la prise de décision ;
• Choisir les tâches à déléguer.

4 points importants à connaître sur la matrice Eisenhower

1. Contexte de la matrice d’Eisenhower
   La matrice d’Eisenhower est un outil de gestion du temps et de productivité qui a été inventé par le président américain Dwight D. Eisenhower. Il est utilisé pour prioriser les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence, ce qui aide à l’optimisation du temps et de l’efficacité, particulièrement dans la gestion de projets et le management.
2. Structure et fonctionnalité de la matrice
   La matrice est structurée autour de deux axes, importance et urgence, créant quatre quadrants. Chaque quadrant représente une catégorie de tâches : important et urgent, important mais pas urgent, pas important mais urgent, et ni important ni urgent. Les tâches sont ensuite classées et abordées selon le quadrant dans lequel elles se trouvent, ce qui facilite la prise de décision, la planification, et le déléguement approprié des tâches.
3. Applications et actions selon la matrice
   Les actions à réaliser sont déterminées selon le quadrant dans lequel elles sont classées. Les tâches importantes et urgentes nécessitent une attention immédiate, les tâches importantes mais pas urgentes doivent être planifiées, les tâches pas importantes mais urgentes peuvent être déléguées, et les tâches ni importantes ni urgentes doivent être éliminées pour augmenter l’efficacité. Cela aide à la gestion du temps, à l’organisation du travail, et à la prise de décision dans divers domaines et étapes des projets.
4. Limitations et domaines d’application
   Bien que la matrice d’Eisenhower soit un outil précieux pour la gestion du temps et la productivité, elle a ses limitations, notamment en termes de subjectivité dans le classement des tâches et de la nécessité d’une évaluation externe pour plus d’objectivité et d’efficacité. Elle est recommandée pour le management d’entreprise et la gestion de projet et est utile pour identifier les tâches à déléguer et pour aider dans la prise de décisions.