Cahier des charges : un document clé de la gestion de projet

Il contribue à part entière à la réussite d’un projet, quel qu’il soit. Utilisé en interne ou en externe, le cahier des charges permet en effet de formaliser des besoins et de les rendre compréhensibles par tous.

Ce document de référence joue un rôle crucial, et ce, dès la phase de planification. Il constitue ainsi un des socles de la gestion de projet. En quoi consiste ce document ? A quoi sert-il concrètement ? Comment le rédiger ? Nous répondons à vos questions.

Qu’est-ce qu’un cahier des charges ? Définition

Le cahier des charges, ou CDC en abrégé, est un document écrit qui sert de base à un projet. Fonctionnel ou/et technique, il centralise des informations essentielles à la réussite d’un projet : son périmètre, ses objectifs, ses contraintes, ses ressources humaines et matérielles, ses délais d’exécution, son budget, etc.

Il peut être utilisé en interne, par exemple, dans le cadre d’une demande faite aux développeurs de créer de nouvelles fonctionnalités métier. Il sert aussi de référentiel en externe, quand l’entreprise confie la réalisation d’un projet à un prestataire ou à un fournisseur. Dans ce cas, le cahier des charges peut aussi jouer le rôle de document contractuel.

Les objectifs du cahier des charges

Un cahier des charges permet d’encadrer un projet et d’assurer sa réussite. En effet, parce qu’il est clair et précis, il ne laisse aucune place au doute ou à l’ambiguïté. Tous les acteurs mobilisés par son exécution sont informés des tenants et aboutissants du projet.

Ainsi, un cahier des charges permet de :

• Centraliser des informations dans un document commun
• Définir le contexte et les spécifications du projet
• Lister les besoins, les exigences et les attentes du donneur d’ordre, du client, du maitre d’ouvrage, etc.
• Identifier les contraintes (techniques, fonctionnelles, matérielles, financières…) du projet
• Connaitre les intervenants et leurs missions
• Gagner du temps dans la transmission et la compréhension des exigences liées au projet
• Déterminer et communiquer les délais d’exécution
• Maitriser le budget lié à la réalisation du projet

Comment rédiger un cahier des charges ?

Sur le fond, le cahier des charges varie d’un secteur d’activité à l’autre. Il n’existe donc pas de modèle à proprement parler de ce document. Polyvalent et flexible, il est ainsi utile à la planification de la refonte d’un site internet, à la création de nouvelles fonctionnalités pour une application mobile, à la fabrication d’un nouveau produit, à l’amélioration d’un service, etc.

Toutefois, dans sa forme, le cahier des charges répond à une méthodologie précise. Rédigé par le chef de projet ou par un consultant en gestion de projet, le cahier des charges se structure généralement de la manière suivante :

• La présentation du projet: son contexte, son historique, son fondement, sa finalité… Cette première partie permet de donner du sens au projet et d’identifier son périmètre.
• La description des besoins et des contraintes: les aspects fonctionnels et techniques du projet sont déterminés tout comme les contraintes qui leur sont liées. Par exemple, le développement d’une nouvelle fonctionnalité web peut exiger la maitrise de tel langage informatique.
• La définition des ressources humaines, matérielles, financières à mobiliser dans les temps d’exécution du projet : délais de réalisation des tâches, budget, choix des prestataires…
• Les résultats attendus et les mesures de contrôle: pour s’assurer que les objectifs ont été correctement atteints, il est nécessaire de définir des moyens de contrôler la conformité des actions menées tout au long du projet.

Les caractéristiques d’un bon cahier des charges

La clarté du contenu avant tout

Un bon cahier des charges est avant tout un document de communication. Il sert de pont entre différentes équipes, souvent avec des expertises variées, allant des décideurs aux techniciens. Pour que ce document soit efficace, sa clarté est primordiale. Il doit être rédigé de manière à être compris par tous, qu’ils soient experts techniques ou non. Le jargon technique, bien que parfois nécessaire, peut être un obstacle à la compréhension. Il est donc essentiel de l’éviter autant que possible ou, lorsqu’il est utilisé, de fournir des définitions ou des explications claires. Chaque point, chaque exigence ou contrainte, doit être expliqué de manière concise, directe et sans ambigüité. Cela garantit non seulement une meilleure compréhension, mais aussi une mise en œuvre plus fluide du projet.

La flexibilité et l’adaptabilité fonctionnelle

Le cahier des charges, bien qu’étant un pilier de la planification initiale, ne doit pas être figé. Il doit refléter cette réalité changeante et offrir une marge de manœuvre. Cette flexibilité fonctionnelle permet d’intégrer de nouvelles exigences ou de modifier certaines spécifications sans remettre en cause l’ensemble du projet. Cela ne signifie pas pour autant que le document doit être modifié à la légère. Tout changement doit être soigneusement évalué, discuté avec les parties prenantes et documenté. Cette adaptabilité garantit que le projet reste aligné avec les objectifs tout en répondant aux défis et opportunités qui peuvent surgir en cours de route.

Impliquez toutes les parties prenantes de l’entreprise

Un projet réussi est souvent le fruit d’une collaboration étroite entre différents acteurs de l’entreprise. Chaque département, chaque individu, apporte sa pierre à l’édifice grâce à son expertise et sa vision unique. En impliquant toutes les parties prenantes dès la phase de rédaction du cahier des charges, on s’assure d’obtenir une perspective holistique du projet. Cela permet d’identifier des besoins ou des contraintes qui auraient pu être négligés. De plus, cette approche collaborative favorise l’adhésion de chacun au projet, car ils se sentent écoutés et impliqués dès le départ. En fin de compte, un cahier des charges co-construit garantit une meilleure alignement des attentes et une réalisation plus harmonieuse du projet.

La structure du cahier des charges

Sur le fond, le cahier des charges varie d’un secteur d’activité à l’autre. Il n’existe donc pas de modèle à proprement parler de ce document. Polyvalent et flexible, il est ainsi utile à la planification de la refonte d’un site internet, à la création de nouvelles fonctionnalités pour une application mobile, à la fabrication d’un nouveau produit, à l’amélioration d’un service, etc.

Toutefois, dans sa forme, le cahier des charges répond à une méthodologie précise. Rédigé par le chef de projet ou par un consultant en gestion de projet, le cahier des charges se structure généralement de la manière suivante :

1. La présentation du projet : son contexte, son historique, son fondement, sa finalité… Cette première partie permet de donner du sens au projet et d’identifier son périmètre.

2. La description des besoins et des contraintes : les aspects fonctionnels et techniques du projet sont déterminés tout comme les contraintes qui leur sont liées. Par exemple, le développement d’une nouvelle fonctionnalité web peut exiger la maitrise de tel langage informatique.

3. La définition des ressources humaines, matérielles, financières à mobiliser dans les temps d’exécution du projet : délais de réalisation des tâches, budget, choix des prestataires…

4. Les résultats attendus et les mesures de contrôle : pour s’assurer que les objectifs ont été correctement atteints, il est nécessaire de définir des moyens de contrôler la conformité des actions menées tout au long du projet.

Validation, adaptabilité et mise à jour continue du cahier des charges

Revue et validation par le prestataire

Le prestataire, en tant qu’acteur clé de la mise en œuvre du projet, possède une expertise technique et opérationnelle cruciale. Lorsqu’il relit et valide le cahier des charges, il apporte non seulement son regard professionnel, mais aussi une perspective extérieure à l’entreprise. Cette étape de validation permet d’assurer que les attentes sont réalistes, réalisables et en adéquation avec les ressources disponibles. De plus, le prestataire peut identifier des zones d’ambiguïté ou des éléments manquants qui pourraient poser problème lors de la phase d’exécution. En intégrant le prestataire dans ce processus de revue, on favorise également une meilleure communication et une relation de confiance, éléments essentiels pour la réussite du projet. En somme, cette étape de validation est une garantie supplémentaire de la qualité et de la pertinence du cahier des charges.

La mise à jour régulière des exigences

Dans un environnement en constante évolution, les besoins initiaux d’un projet peuvent se transformer. Que ce soit à cause de l’évolution du marché, de l’apparition de nouvelles technologies ou de retours d’utilisateurs, il est crucial d’adapter le cahier des charges en conséquence. Cette mise à jour régulière garantit que le document reste pertinent et en phase avec la réalité du terrain. De plus, en intégrant les nouvelles exigences techniques ou fonctionnelles, on s’assure que le projet reste compétitif et répond aux standards actuels. Il est toutefois important d’approcher ces mises à jour avec rigueur, en évaluant l’impact de chaque changement sur le projet global. En gardant le cahier des charges à jour, on favorise une meilleure communication entre les parties prenantes et on s’assure que le projet reste sur la bonne voie, malgré les aléas.

Le cahier des charges est bien plus qu’un simple document : c’est un outil de communication, un guide et une référence pour tous les acteurs d’un projet web. En suivant ces conseils et en s’appuyant sur une gestion éprouvée, vous serez en mesure de rédiger un cahier des charges solide qui servira de fondation solide à votre projet sur internet.

4 points importants pour votre cahier des charges

1. L’importance de la clarté
   Le cahier des charges est un outil de communication essentiel pour la gestion de projet web. Sa clarté est primordiale pour assurer une bonne compréhension entre toutes les parties prenantes, qu’elles soient techniques ou non. Il faut éviter le jargon inutile et être concis.
2. Précisions et détails
   Le cahier des charges doit encadrer le projet de manière précise, en définissant clairement les objectifs, les besoins, les contraintes et les ressources. Il sert à centraliser les informations, définir le contexte, lister les besoins et exigences, et maîtriser le budget et les délais.
3. Adaptabilité du document
   Bien que le cahier des charges soit un document de référence, il doit être flexible pour s’adapter aux évolutions et changements qui peuvent survenir pendant la durée du projet. Tout changement doit être évalué et documenté.
4. Collaboration et validation
   La rédaction du cahier des charges ne doit pas être isolée. Toutes les parties prenantes, y compris les prestataires, doivent être impliquées pour garantir une vision complète du projet. Le prestataire, en particulier, doit relire et valider le document pour s’assurer de sa pertinence et de sa faisabilité.